Alarmas de stock: el Portal te avisa antes de que un producto se agote

Ahora puedes definir una cantidad mínima de inventario para tus productos y el Portal de Comercios te avisa cuando alguno se está agotando: lo marca como stock bajo en tu inventario y, si lo activas, te manda un correo.

Funciona como el testigo de gasolina del carro: se enciende cuando todavía te queda para llegar a la bomba, no cuando el tanque ya está vacío.

Cómo configurarlas, paso a paso

1. En el menú de la izquierda, entra a Configuración.
2. Abre la pestaña Stock.
3. En Rangos de stock, llena los dos campos:
   • Stock crítico: la cantidad mínima. Cuando un producto llega a ese número, el Portal lo marca como stock bajo en tu inventario, para que sepas qué reponer primero.
   • Stock saludable: la cantidad que consideras suficiente en tu almacén.
4. En Notificaciones de stock, activa Permitir notificaciones y escribe en Enviar alertas a el correo donde quieres recibir los avisos. Puede ser cualquier correo, no tiene que ser el de tu cuenta.
5. Dale a Guardar.

Aunque no actives las notificaciones por correo, los productos que lleguen al stock mínimo igual se marcan en tu inventario.

Por qué vale la pena configurarlas

Un producto agotado no es solo una venta que se pierde hoy:

• El cliente que no encuentra lo que busca compra en otra tienda, y quizás no vuelva.
• Si pagas publicidad, puedes estar pagando para traer visitas a un producto que ya no puedes vender.
• Reponer de emergencia sale caro: pedidos urgentes, envíos exprés o comprar a otro proveedor con peor precio.

La alarma te da tiempo para reponer antes de que pase cualquiera de esas tres cosas.

Cómo elegir el stock crítico

El stock crítico es el número de unidades en el que quieres enterarte. Si lo pones muy bajo, te avisa tarde. Si lo pones muy alto, te avisa todo el tiempo y terminas ignorándolo.

El número correcto sale de una cuenta sencilla:

Stock crítico = lo que vendes al día × los días que tarda en llegar la reposición + un colchón de seguridad

Paso 1: cuánto vendes al día

En Pedidos, filtra los últimos 30 días y dale a Exportar para bajar el archivo a Excel (aquí te contamos cómo). Suma las unidades que vendiste de un producto y divide entre 30.

Si vendiste 120 unidades en 30 días, vendes 4 al día.

Paso 2: cuánto tarda en llegar la reposición

Cuenta los días desde que le haces el pedido a tu proveedor (o a tu depósito) hasta que el producto está de nuevo disponible para vender. No cuentes solo el envío: incluye el tiempo en que el proveedor confirma y despacha.

Por ejemplo, 5 días.

Paso 3: el colchón de seguridad

Las ventas no son iguales todos los días, y los proveedores a veces se retrasan. El colchón cubre esos imprevistos. Una regla práctica: uno o dos días extra de venta, y más si tu proveedor suele atrasarse.

Con 2 días extra: 4 × 2 = 8 unidades.

El resultado

4 al día × 5 días = 20 unidades, más 8 de colchón: tu stock crítico es 28.

Cuando a un producto le queden 28 unidades, el Portal te avisa. Haces el pedido, y cuando llega la reposición todavía te quedan unas 8 unidades.

Cómo elegir el stock saludable

El stock saludable es la cantidad con la que te sientes tranquilo. Una forma práctica de fijarlo: lo que vendes en dos semanas. Con el ejemplo anterior, 4 al día × 14 días = 56 unidades.

Úsalo también como guía al reponer: cuando suene la alarma, pide lo necesario para volver a ese número.

Si tu catálogo es muy variado

Los rangos de stock se definen una sola vez para toda tu tienda. Si vendes productos muy distintos:

• Haz la cuenta con tus productos más vendidos. Son los que más te cuesta tener agotados, y los que más te conviene vigilar.
• Los productos caros de poca rotación van a aparecer como stock bajo con frecuencia. No es un problema: revísalos y decide si vale la pena reponerlos.
• Revisa tus números antes de cada temporada fuerte (diciembre, regreso a clases). Si esperas vender el doble, sube el stock crítico con tiempo.

Qué hacer cuando llega el aviso

1. Haz el pedido a tu proveedor ese mismo día. El colchón está calculado para que te alcance mientras llega la reposición; si lo dejas para después, te comes el margen.
2. Revisa si hay una fecha especial cerca. Si viene una temporada fuerte, pide más de lo normal.
3. Si tienes publicidad activa para ese producto, considera bajarle el presupuesto hasta que repongas, o mover la inversión a otro producto con buen inventario.
4. Si el producto no se va a reponer, véndelo sin miedo hasta que se acabe y prepara el que lo va a reemplazar.

Errores comunes

• Mandar los avisos a un correo que nadie revisa. Usa el de la persona que hace las compras, o uno compartido como compras@tucomercio.com.
• Configurarlas una vez y olvidarse. Revisa tus números cada tres meses y antes de cada temporada; tus ventas cambian.
• No descontar las ventas de tu tienda física. Si también vendes en tu local, el inventario del Portal tiene que reflejarlo; si no, el aviso no va a llegar a tiempo.
• Ignorar los avisos porque llegan demasiados. Si te pasa, tu stock crítico está muy alto: bájalo en lugar de acostumbrarte a no hacerle caso.

Si tu inventario vive en otro sistema

Si manejas el inventario en un ERP o un sistema de punto de venta, puedes mantener el stock del Portal al día de forma automática con la API para comercios. Así las alarmas siempre trabajan con el número real, incluidas las ventas de tu tienda física.